Mutatiebegroting

bedragen x € 1.000

Om het archief op orde te brengen hebben we een plan van aanpak, 'verbetering informatiebeheer & archivering', opgesteld. Voor de uitvoering van dit plan werken we langs de volgende drie lijnen:
1. Informatiebeheer en archivering in de huidige situatie op voldoende niveau brengen (compliant). De maatregelen van deze lijn resulteren uiteindelijk in het wegwerken van ontstane achterstanden binnen de organisatie, in het archiveren van documenten en het beschikken over een werkend kwaliteitssysteem.
2. Digitaal werken en uitsluitend digitaal archiveren. Met deze lijn wordt de toegankelijkheid en kenbaarheid van gemeentelijke beleids- en besluitvorming vergoot, de efficiëntie van de dienstverlening bevorderd en dienstverlening op maat mogelijk gemaakt.
3. Het professionaliseren en verder ontwikkelen van de organisatie. De derde lijn is gericht op het professionaliseren en verder ontwikkelen van de organisatie die nodig is voor het ontwikkelen en borgen van digitaal informatiebeheer.

d. incidentele kosten
In totaal bedraagt de investering € 3,3 miljoen. € 2,0 miljoen dekken we vanuit bestaande budgetten (regels a,b,c in tabel en dekking vanuit budget digitale stad, zichtbaar gemaakt op programma 1), en € 1,3 miljoen ten laste van het perspectief.

e. structurele lasten
Daarnaast is € 1,0 miljoen structureel ten laste van het perspectief nodig om te waarborgen dat het informatiebeheer en archivering ook in de toekomst op voldoende niveau kan worden uitgevoerd.

bedragen x € 1.000

De Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt aan alle organisaties extra eisen op het gebied van transparantie, nakoming en verantwoording. In de afgelopen 3 jaar is de basis hiervoor opgezet. De huidige bezetting van 4.0 FTE is minimaal noodzakelijk om de organisatie te ondersteunen op het gebied van de AVG en privacy management. Het privacy team bestaat uit een privacy information officer (0.8 FTE), een PIO-assistent (0.4 FTE) en privacy coördinatoren (2.6 FTE) die de 18 afdelingen operationeel en inhoudelijk ondersteunen bij het afhandelen van privacyverzoeken van inwoners en andere privacyvraagstukken en het toepassen van privacy by design en opstellen van DPIA's. Daarnaast is iedere gemeente verplicht om een functionaris gegevensbescherming in dienst te hebben als toezichthouder (0.2 FTE). De financiering van 3.2 FTE is de afgelopen twee jaar incidenteel gedekt. Wanneer deze dekking niet wordt gecontinueerd zal de privacy formatie teruggaan naar 1.0 FTE. Gemeenten van gelijke orde hebben een vergelijkbare formatie structureel in het privacyteam. Aangevuld met incidentele capaciteit om hun volwassenheidsniveau te verhogen. Gemeente Almere loopt een aanzienlijk risico bij de uitvoering van de AVG wanneer deze functie niet naar behoren wordt ingevuld.

bedragen x € 1.000

In de programmabegroting 2017 is het programma ‘Innovatie ICT-organisatie' geïntroduceerd. In dit programma werd ingegaan op de investeringen die nodig waren voor het realiseren van de IV-visie 2016-2020. Er is geïnvesteerd in professionalisering van de organisatie. Het applicatiemanagement en de IT-basisvoorziening is versterkt en de werkplek is gemoderniseerd. Als dekking voor deze investeringen werden structurele besparingen op diezelfde ICT voorgesteld. De totale besparing zou moeten oplopen tot € 2,7 miljoen in 2020. Besparen in een informatiesamenleving die steeds meer vraagt van informatietechnologie is dit geen eenvoudige opgave gebleken. Op dit moment staat er nog een besparing open van € 1,2 miljoen. Als gevolg van de interne ontwikkelingen hebben wij aanpassingen gedaan in de fasering. Wij verwachten dat nog € 0,7 miljoen kan worden ingevuld door de interne IT-dienstverlening efficiënter in te richten. Verdere besparingen op de ICT zal de externe dienstverlening en daarmee de vitale processen van de gemeente raken. Voorgesteld wordt daarom het resterende bedrag (€ 0,5 miljoen) ten laste van het perspectief te brengen.

bedragen x € 1.000

De nieuw aan te vragen en toegekende projecten vragen financieel-administratief beheer en financieel strategisch advies. Hiervoor is nu geen capaciteit beschikbaar. Het niet goed verantwoorden van met name EU-middelen brengt het risico met zich mee dat de toegekende subsidies niet worden uitgekeerd dan wel worden teruggevorderd. Daarom stellen we voor om de formatie structureel uit te breiden.

bedragen x € 1.000

In het coalitieakkoord 'Een Frisse Start' is afgesproken dat het aantal wethouder wordt terug gebracht van 7 naar 6. Als gevolg daarvan kan er worden bespaard op de capaciteit voor bestuursadvies en secretariaat.
De besparing op het salaris van de wethouder staat vermeld op programma 1 bestuur.